Comment louer un bureau ?
Louer un bureau représente un engagement important pour une entreprise. Au-delà du loyer, il faut choisir des locaux adaptés à ses besoins, sélectionner le bail approprié et anticiper l’ensemble des dépenses liées à l’occupation des locaux.
Comment louer un bureau ? Faut-il choisir un bail commercial ou un bail professionnel ? Quels coûts faut-il prévoir avant la signature, pendant la durée du bail et lors de la restitution des locaux ? Voici les vérifications à effectuer, les coûts à anticiper et les principaux points de vigilance avant de signer.
Ce guide s’adresse aux entreprises et professionnels qui recherchent des bureaux à louer en France.
Comment préparer la location d’un bureau ?
Avant de louer un bureau, une entreprise doit définir précisément ses besoins en matière de surface, de budget et de localisation. Il peut lui être utile d’estimer la surface de bureaux nécessaire avant de démarrer sa recherche.
La location de bureaux représente généralement un engagement sur plusieurs années et génère des dépenses qui peuvent dépasser le montant du loyer affiché dans une annonce. La localisation constitue également un critère déterminant. La proximité des transports en commun peut faciliter les déplacements des salariés, des clients et des partenaires.
Le budget doit notamment intégrer le dépôt de garantie, les honoraires éventuels, les frais de rédaction du bail, les travaux, les assurances, les taxes, les charges et les dépenses liées à l’installation.
Avant de commencer sa recherche de bureaux à louer, il est donc recommandé d’établir un cahier des charges précis intégrant :
- la surface nécessaire ;
- le nombre de postes à aménager ;
- le budget global du projet ;
- la localisation recherchée ;
- les besoins techniques de l’entreprise ;
- les perspectives d’évolution des effectifs.
Cette première étape permet également de comparer plus facilement chaque offre de location disponible sur le marché.
Rechercher un bureau à louer
La première étape consiste généralement à consulter les annonces disponibles. Les plateformes immobilières comme LoopNet permettent de rechercher, de comparer et de louer rapidement des bureaux disponibles adaptés à différents critères, tels que la localisation, la surface ou le budget.
→ Trouver un bureau à louer sur LoopNet
Visiter et comparer plusieurs bureaux
Comparer plusieurs espaces de travail permet d’identifier les locaux les plus adaptés à l’activité de l’entreprise.
Il convient notamment d’examiner la présence de salles de réunion, les espaces communs ainsi que les équipements disponibles (connexion Internet, réseau électrique, chauffage, climatisation, contrôle d’accès ou dispositifs de sécurité). Il peut également être pertinent de vérifier si l’immeuble bénéficie de certifications ou de labels tels que BREEAM ou WiredScore, qui peuvent constituer un indicateur complémentaire de qualité pour les entreprises.
Quel bail choisir pour louer un bureau ?
Le choix du contrat est une étape essentielle lorsqu’une entreprise souhaite louer un bureau. Le bail commercial et le bail professionnel répondent à des régimes différents.
Le bail commercial concerne principalement les activités commerciales, industrielles ou artisanales, tandis que le bail professionnel est destiné aux professions libérales qui ne relèvent pas du statut des baux commerciaux.
Ces deux contrats répondent à des règles différentes, notamment en matière de durée et de résiliation. Le choix du type de bail dépend donc de l’activité exercée et des besoins de l’entreprise.
Quels sont les coûts à prévoir pour louer un bureau ?
Louer un bureau implique d’anticiper bien plus que le montant du loyer. Honoraires, dépôt de garantie, travaux, taxes, assurances ou encore coûts de sortie peuvent avoir un impact important sur le budget global du projet immobilier.
Les honoraires liés à la recherche de bureaux
Faire appel à un conseil en immobilier d’entreprise peut faciliter la recherche et la négociation de bureaux. Cette prestation a toutefois un coût qui doit être intégré dès le départ dans le budget global du projet.
Deux solutions s’offrent au futur locataire : chercher seul ou se faire conseiller par un professionnel en immobilier d’entreprise. S’il opte pour un conseil, il doit prévoir ses honoraires.
Sur un bail commercial, au global, ces derniers correspondent à 30 % d’une année de loyer hors taxes et hors charges (HT et HC) dans le cas où le propriétaire ne paye pas du tout d’honoraires. Si le propriétaire participe à hauteur de 50 %, comme souvent c’est le cas avec les bailleurs institutionnels, il restera 15 % à la charge du preneur.
Bon à savoir : le montant des honoraires peut varier selon la localisation des bureaux, la taille du projet et les prestations de services incluses dans l’accompagnement proposé.
Le dépôt de garantie
Le dépôt de garantie constitue l’un des premiers coûts à anticiper avant même l’entrée dans les locaux. Il doit généralement être versé au moment de la signature du bail.
« Celui-ci impacte la trésorerie de façon non négligeable, parce qu’il doit être réglé à la signature du contrat. C’est ce qui rend le contrat de bail officiellement exécutable », précise Laure Angelin, directrice et fondatrice de Leaseo. Sur un bail commercial 3/6/9, il est généralement de trois mois de loyer HT et HC.
À savoir : restituable en fin de bail, le dépôt de garantie est destiné, comme son nom l’indique, à garantir les dommages potentiels liés à la location des bureaux et à couvrir les manquements du locataire à ses obligations financières.
Les frais de rédaction du bail
Le contrat de location peut être rédigé directement par les parties, mais de nombreuses entreprises préfèrent recourir à un avocat ou à un administrateur de biens afin de sécuriser l’opération.
Dans un bail commercial, les parties prenantes doivent aussi compter les frais de rédaction du contrat selon si celui-ci est rédigé par un avocat ou un administrateur de biens. En règle générale, ces frais varient de 1 000 € à 3 000 € environ.
Les travaux et aménagements
Avant de commencer à occuper les locaux, le preneur doit par ailleurs anticiper les frais d’aménagement ou de travaux.
« Cela peut aller de petits aménagements et agencements (des luminaires, des rangements, etc.) à l’installation d’une moquette, un changement de sol, de nouvelles peintures, l’implantation de cloisons, l’IT aussi pour que ça corresponde aux besoins », détaille Laure Angelin.
Bon à savoir : pour minimiser ce coût de travaux, le locataire peut négocier une franchise de loyer. Le propriétaire peut, par exemple, accorder au preneur quelques mois de loyer gratuits en contrepartie de la réalisation de travaux qui vont valoriser ses locaux.
Le déménagement
Le déménagement ne se limite pas au transfert du mobilier. Il peut également inclure le transport du matériel informatique, des archives, l’installation des équipements et la remise en service des postes de travail.
« Il faut compter entre 100 et 300 €/ m² selon la prestation demandée », souligne Laure Angelin.
Le déménagement doit être intégré dès le début du projet afin d’éviter les mauvaises surprises lors de l’installation.
Les taxes et contributions
En règle générale, le bailleur répercute la taxe foncière et la taxe sur les bureaux (qui est essentiellement due à Paris et en Île-de-France) au locataire qui doit également s’acquitter de la contribution foncière des entreprises (CFE).
« La taxe foncière, un impôt qui est appelé au propriétaire, mais qui est généralement refacturé au locataire, conformément aux dispositions du Code de commerce », précise Laure Angelin.
Attention : avant de signer, il est essentiel d’identifier précisément quelles taxes restent à la charge du bailleur et lesquelles peuvent être refacturées au locataire.
Les assurances
Concernant les assurances, le locataire va payer une quote-part de l’assurance du bailleur. Le bailleur, là aussi, est en droit de refacturer le coût d’assurance de son immeuble, mais le locataire doit souscrire une assurance responsabilité civile pour l’occupation des lieux. Cette dernière doit être souscrite et transmise au bailleur avant la remise des clés au moment de la location.
Les contrats de maintenance
Certaines installations nécessitent la souscription de contrats de maintenance pendant toute la durée d’occupation des locaux.
Parmi les coûts à envisager, il faut prendre en compte celui des contrats de maintenance à souscrire, par exemple pour la climatisation, les ascenseurs, les systèmes de sécurité, etc.
Il y a aussi la petite maintenance et l’entretien courant qui, là aussi, dépendent de la taille de l’entreprise.
L’indexation annuelle du loyer
Le bail peut prévoir une révision périodique du loyer.
Enfin, le locataire doit anticiper la réévaluation du loyer chaque année, car celui-ci est indexé le plus souvent sur l’ILAT (indice des loyers des activités tertiaires) ou l’ILC (indice des loyers commerciaux). Il faut compter entre 2 et 5 % d’augmentation selon les années.
Le loyer peut ainsi évoluer tout au long du bail et impacter le coût global d’occupation des locaux.
Bon à savoir : pour évaluer correctement le coût futur de la location, il est conseillé de simuler l’évolution du loyer sur plusieurs années et non de s’appuyer uniquement sur le loyer initial.
