Quels sont les pièges d’un bail professionnel avant signature ?

Que vous soyez propriétaire ou locataire, mieux vaut connaître les principaux pièges du bail professionnel avant de signer. Certaines clauses peuvent avoir un impact important sur le coût réel de la location de bureaux pendant toute la durée du contrat.

Le bail professionnel offre une grande liberté contractuelle. Contrairement au bail commercial, la plupart des règles concernant les charges locatives d’un bail professionnel, les travaux, l’indexation du loyer ou encore le renouvellement dépendent directement des clauses du bail. Une lecture attentive du contrat est donc indispensable avant toute signature.

Bail professionnel ou bail commercial : choisir le bon contrat

Avant d’analyser les pièges du bail professionnel, il est essentiel de vérifier que ce contrat correspond bien à votre activité. 

« Souvent les parties concluent un bail commercial, parce que c’est le plus répandu, alors qu’elles relèvent en réalité des baux professionnels. Il faut être prudent », prévient Étienne Chesneau, avocat associé chez Gide Loyrette Nouel.

Avant de signer, il est important de vérifier que le contrat de bail correspond bien à votre activité. Un bail commercial conclu par erreur peut, dans certains cas, être requalifié en bail professionnel.

Attention : On peut expressément, parce que la loi le prévoit, être en principe soumis au statut des baux professionnels et décider volontairement de se soumettre au statut des baux commerciaux, mais l’inverse n’est pas possible. Il faut donc faire attention au champ d’application du bail professionnel.

Si vous hésitez entre les deux statuts, consultez notre guide complet consacré au choix entre bail professionnel et bail commercial.

La rédaction du bail professionnel

Cette liberté contractuelle explique pourquoi la rédaction du bail constitue le principal point de vigilance. Les clauses relatives aux charges, aux travaux, aux réparations ou à l’indexation doivent être rédigées avec précision afin d’éviter tout litige.

« On parle d’ailleurs d’un mini ou d’un micro-statut, à la différence du statut des baux commerciaux qui est très réglementé », précise Étienne Chesneau.

Bon à savoir : La plupart des litiges naissent d’une rédaction imprécise des clauses relatives aux charges récupérables, aux travaux, aux réparations, aux taxes et à l’indexation du loyer.

Un loyer librement fixé

Concernant les loyers, dans un bail professionnel, comme dans un bail commercial, le loyer initial est librement fixé par les parties.

« Ce à quoi il faut faire attention, c’est que le loyer peut être libre et supérieur à la valeur locative du marché, il n’y aura pas de contrôle par rapport à ça », souligne maître Chesneau.

Concernant les conditions de révision du loyer, elles sont librement fixées par les parties prenantes. Le bailleur, du fait qu’il ne peut pas résilier le bail avant l’expiration de sa durée contractuelle et que celle-ci doit être d’au moins 6 ans, a tout intérêt à prévoir une clause d’indexation du loyer s’il veut le faire évoluer en cours de bail. Car s’il ne la prévoit pas, il n’y en aura pas. L’indexation, dans ce cas, peut être prévue sur l’indice du coût de la construction (ICC) ou l’indice des loyers des activités tertiaires (ILAT).

Les parties peuvent également prévoir la périodicité de l’indexation à condition de respecter les conditions du Code monétaire et financier, notamment l’article L112-1 qui précise la prise en compte d’une période de variation de l’indice supérieure à la durée s’écoulant entre chaque révision.

Avant de signer le bail professionnel, vérifiez systématiquement :

• l’indice utilisé (ILAT ou ICC)
• la fréquence de révision
• la méthode de calcul

Une clause d’indexation mal rédigée peut entraîner une augmentation du loyer beaucoup plus importante que prévu. Avant toute signature, vérifiez que la formule d’indexation est clairement définie dans le bail.

L’absence de droit au renouvellement

Contrairement au bail commercial, dans un bail professionnel, le locataire n’a pas de droit au renouvellement à l’expiration du bail, au bout des 6 ans au minimum. Pour éviter le risque d’éviction à la fin du contrat, il peut négocier – et c’est purement contractuel – auprès du bailleur, une promesse de renouvellement.

Mais, prévient maître Chesneau, « cela suppose d’être particulièrement vigilant lors de la rédaction de cette promesse de renouvellement. Il faut en effet prévoir que le bail soit renouvelé automatiquement et, à la demande du locataire, prévoir un mode de détermination du loyer du bail renouvelé ».

Si le preneur n’a pas contractualisé ce droit au renouvellement et que le bailleur lui donne un congé à la fin du bail, il doit partir.

En revanche, si le bailleur n’a pas délivré de congé en respectant les formes et les délais de préavis (6 mois), alors dans ce cas, le bail professionnel n’est pas résilié de plein droit. Et il est reconduit tacitement aux mêmes clauses et conditions que le bail expiré.

Attention : Si le bailleur donne congé, ce qui peut se faire sans motif et sans indemnités, ou conditionner son accord pour renouveler le bail, s’il n’y a pas d’accord spécifique évitant une augmentation de loyer non contrôlée, le non-renouvellement de ce bail pourrait mettre à bas tous les efforts qui ont été réalisés par le locataire tels que les investissements lourds qui n’auraient pas été amortis, la fidélisation de sa clientèle, tous les éléments qu’il aurait pu développer ou valoriser durant le bail.

La répartition des charges locatives dans un bail professionnel

La loi n’encadre pas la répartition des charges locatives dans un bail professionnel. Les charges ne peuvent être refacturées au locataire que si elles sont expressément prévues comme refacturables dans les termes du bail. La liste des charges récupérables a tout intérêt à être précise et limitative afin d’éviter tout litige.

« Les parties sont tout à fait libres de définir cette liste, par exemple, acter une clause qui prévoit de faire supporter au locataire l’ensemble des charges, y compris la taxe foncière », précise Étienne Chesneau.

Il est donc conseillé d’acter dès le départ une liste qui précise les charges respectivement supportées par le bailleur et le locataire.

Concernant les travaux et les réparations, par principe, les règles supplétives du Code civil (articles 1754 et 1755) s’appliquent à défaut de clauses contraires stipulées dans le bail. Ainsi, toutes les réparations locatives et le menu entretien sont à la charge du locataire, sauf celles occasionnées par la vétusté ou la force majeure. Le bailleur supporte toutes les autres réparations, sauf clause contraire.

À savoir : Cette répartition peut être aménagée très librement dans le bail, car ces règles-là ne sont pas d’ordre public en matière de bail professionnel.

État des lieux

L’article 57-B de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 qui régit le statut des baux professionnels impose aux parties d’organiser un état des lieux devant être établi contradictoirement et amiablement à chaque prise de possession des locaux et lors de leur restitution.

Étant rappelé que si les parties ne procèdent pas à un tel état des lieux, la jurisprudence prévoit que, dans ce cas, il faut appliquer l’article 1731 du Code civil stipulant que le preneur est présumé avoir reçu les locaux « en bon état de réparations locatives et doit les rendre tels, sauf la preuve du contraire ».

Bon à savoir : Au-delà de la question du bon état ou du très bon état de restitution, l’intérêt d’un état des lieux est de permettre de déterminer les travaux réalisés par le preneur durant le bail afin que le bailleur puisse demander la dépose de certains aménagements n’ayant pas été autorisés.

En pratique, un état des lieux détaillé limite considérablement les risques de contestation lors de la restitution des locaux.

Qui paie quoi dans un bail professionnel ?

La répartition exacte dépend toujours des clauses prévues dans le bail.

Selon le contrat, certaines dépenses peuvent être supportées par le locataire. Cela concerne notamment les dépenses d’entretien et les réparations locatives.

Les 7 vérifications indispensables avant de signer un bail professionnel

Avant de signer un bail professionnel, prenez le temps de contrôler plusieurs éléments qui auront un impact direct sur le coût réel de votre location.

Vérifiez la liste des charges récupérables

Le bail doit détailler les charges qui pourront être refacturées. Une clause trop générale peut permettre l’apparition de nouvelles charges et être source de désaccords par la suite. 

Contrôlez la répartition des travaux

Assurez-vous que le contrat distingue clairement les réparations locatives, les grosses réparations et les travaux d’amélioration.

Examinez les taxes

Taxe foncière, taxe d’enlèvement des ordures ménagères ou autres redevances : vérifiez lesquelles peuvent vous être réclamées.

Analysez la clause d’indexation

Si une révision du loyer est prévue, identifiez l’indice retenu. L’ILAT est généralement plus stable que l’ICC.

Demandez les justificatifs des charges

Lorsque les charges sont payées sous forme de provisions avec régularisation annuelle, vous pouvez demander les justificatifs des dépenses engagées.

Vérifiez les autorisations de travaux

Si vous envisagez des aménagements, assurez-vous que le bail prévoit les modalités d’autorisation du bailleur.

Faites relire le bail

Une lecture par un avocat ou un professionnel de l’immobilier permet souvent d’identifier des clauses déséquilibrées avant la signature.

Les erreurs les plus fréquentes des locataires

Les litiges liés au bail professionnel résultent souvent d’erreurs commises dès la signature du contrat. Voici les plus fréquentes :

• Signer sans lire en détail la clause de répartition des charges
• Accepter une clause qui permet de refacturer des dépenses sans les identifier précisément
• Confondre réparations locatives et grosses réparations
• Réaliser des travaux sans autorisation écrite du bailleur
• Ne pas vérifier les modalités de révision du loyer
• Sous-estimer le montant réel des charges annexes
• Ne pas demander les justificatifs lors d’une régularisation de charges

La plupart des litiges trouvent leur origine dans l’une de ces situations.