Coûts qui peuvent être associés à la location de bureaux
Les coûts associés à la location de bureaux, au-delà du loyer proprement dit et des charges afférentes, sont à géométrie variable selon si l’utilisateur dispose d’un service immobilier en interne ou de compétences immobilières intégrées ou s’il n’a pas de compétences particulières en la matière et qu’il externalise la gestion de son projet.
Cadrage du projet
Dans une recherche immobilière, la première étape consiste à cadrer les besoins pour pouvoir définir le cahier des charges. Cela peut se faire en interne, mais peut représenter potentiellement un coût dès lors qu’il est fait appel à un conseil. Le cadrage du projet immobilier va d’une programmation « light » jusqu’à l’identification du besoin de transformation en profondeur de l’organisation pour déterminer un gabarit, une localisation et un budget. « Quelles sont les conditions de marchés, quels sont les délais de mon projet immobilier, quel va être l’investissement à prévoir pour aménager mes futurs bureaux ? Toutes ces questions impactent les coûts d’un projet immobilier », explique Gautier Weigert, directeur du département Occupier Services chez Colliers.
Selon l’ambition de transformation de l’organisation, il est important de prévoir un budget pour du conseil en Workplace et en accompagnement au changement, à la fois pour repenser les modes de travail et pour impliquer en amont les collaborateurs afin de faciliter la transformation si elle est susceptible de générer des craintes. Ces aspects sont très importants, car ils permettront plus tard dans le projet de gagner un temps précieux sur le choix d’un immeuble et la conception des aménagements.
Ce cadrage comprend également la définition des objectifs financiers et une vision plus immobilière qui se couplent à la conceptualisation stratégique pour venir apporter une idée concrète de la faisabilité du projet.
Broker ou Tenant Representation ?
Une fois le cahier des charges établi, arrive le moment où l’on veut trouver l’actif le plus adapté au projet. L’utilisateur peut aller directement sur le marché fort de son cahier des charges et contacter un broker. Mieux, deux ou trois brokers pour avoir une vision exhaustive du marché. Ces derniers vont lui proposer une sélection d’offres. Il faudra prévoir la rémunération du broker indiquée sur les offres qu’il propose. Mais l’utilisateur, dans ce cas de figure, n’aura pas de conseils particuliers quant à l’immobilier et à la faisabilité de son programme dans les actifs qu’il souhaitera « benchmarker ».
Autre cas de figure, l’utilisateur peut faire appel à un conseil utilisateur (Tenant Representation) qui va l’accompagner dans l’exploration exhaustive des offres disponibles chez les brokers et chez les bailleurs en jouant un rôle de point de contact unique.
La plupart du temps, le conseil utilisateur est engagé dès la phase de cadrage pour assurer la gestion globale du projet incluant l’élaboration du cahier des charges, du planning et des études de scénarios immobiliers en co-construction avec l’utilisateur. « Les honoraires du conseil utilisateur sont, à l’inverse du broker, systématiquement alignés aux intérêts de l’utilisateur sur des modèles liés à la performance de négociation », souligne Gautier Weigert.
Honoraires de l’avocat
Une fois le bien identifié, des honoraires peuvent s’ajouter : ceux de l’avocat. Il faut savoir que les agents immobiliers n’ont pas le droit de faire du conseil juridique. S’il y a un conseil utilisateur, il va se coordonner avec l’avocat ou le juriste en interne (selon les ressources disponibles de l’entreprise). De concert, le conseil utilisateur va faire des négociations commerciales pour définir les conditions locatives et l’avocat, en lien avec lui, va réaliser les négociations juridiques en lien avec les articles du bail qui ont un impact potentiellement financier et, en tous les cas, structurant sur la vie du bail.
Faire appel à un avocat induit un poste de dépense. « Un bail, cela représente neuf ans de vie. Ce n’est donc pas qu’une histoire de loyer, mais aussi de responsabilités au sein d’un immeuble. Certaines d’entre elles peuvent se transformer en coût financier important. Par exemple, la clause de remise en état. Si elle est mal négociée au départ, son coût peut générer des dépenses non provisionnées en fin de bail à la charge du locataire », illustre le directeur du département Occupier Services de Colliers.
Aménagements
Ensuite il faut prévoir les aménagements. Il va falloir mener un projet de conception. Définir très en amont le concept organisationnel que l’utilisateur veut mettre en place va faciliter la conceptualisation de ces aménagements. Cloisonnement, mobilier, etc. Dans cette phase de conception, si elle est importante, l’utilisateur peut avoir besoin d’un accompagnement et notamment d’une acculturation sur les modes de travail. Cela s’appelle l’accompagnement à la transformation. Typiquement, cette mission de conseil peut représenter un certain coût.
Pour mener à bien le projet d’aménagement dans toutes ses phases (avant-projet sommaire, avant-projet définitif, appel d’offres pour les travaux), l’utilisateur peut faire appel à un assistant à maîtrise d’ouvrage (AMO). Cette consultation va permettre la définition des lots techniques (courants faibles, courants forts, chauffage, ventilation, climatisation, gestion technique du bâtiment, etc.), les lots architecturaux (tous les agencements sur mesure, une cafétéria, des gradins, par exemple), le cloisonnement, le mobilier.
Déménagement
Une fois cette phase achevée, il faut faire le déménagement, qui, lui aussi, a un coût. Ce n’est pas le plus important, mais il faut le provisionner. Autre coût à prendre en compte, dès lors qu’un utilisateur déménage d’un lieu à un autre, concerne celui de la remise en état des locaux qu’il quitte. Celui-ci peut être minimisé en amont dès lors que l’utilisateur fait appel à un conseil.
