Bail professionnel, les pièges à éviter
Lorsqu’une entreprise veut emménager dans de nouveaux bureaux, elle doit anticiper un certain nombre de coûts, que ce soit au moment de la recherche, pendant la vie du contrat de bail et à la fin du contrat. Car les loyers et les provisions pour charges ne sont pas les seuls postes de dépense qu’elle doit prendre en compte.
Le conseil dans la recherche de locaux
Avant de louer des bureaux, il y a la phase de recherche. Deux solutions s’offrent au futur locataire : chercher seul ou se faire conseiller par un professionnel en immobilier d’entreprise. S’il opte pour un conseil, il doit prévoir ses honoraires. Sur un bail commercial, au global, ces derniers correspondent à 30 % d’une année de loyer hors taxes et hors charges (HT et HC) dans le cas où le propriétaire ne paye pas du tout d’honoraires. Si le propriétaire participe à hauteur de 50 %, comme souvent c’est le cas avec les bailleurs institutionnels, il restera 15 % à la charge du preneur.
Dépôt de garantie
En amont de la location, il faut prévoir le dépôt de garantie. Le déposit. « Celui-ci impacte la trésorerie de façon non négligeable, parce qu’il doit être réglé à la signature du contrat. C’est ce qui rend le contrat de bail officiellement exécutable », précise Laure Angelin, directrice et fondatrice de Leaseo. Sur un bail commercial 3/6/9, il est généralement de trois mois de loyer HT et HC.
À savoir : Restituable en fin de bail, le dépôt de garantie est destiné, comme son nom l’indique, à garantir les dommages potentiels liés à la location des bureaux et à couvrir les manquements du locataire à ses obligations financières.
Frais de rédaction d’actes
Dans un bail commercial, les parties prenantes doivent aussi compter les frais de rédaction du contrat selon si celui-ci est rédigé par un avocat ou un administrateur de biens. En règle générale, ces frais varient de 1 000 € à 3 000 € environ.
Les travaux
Avant de commencer à occuper les locaux, le preneur doit par ailleurs anticiper les frais d’aménagement ou de travaux. « Cela peut aller de petits aménagements et agencements (des luminaires, des rangements, etc.) à l’installation d’une moquette, un changement de sol, de nouvelles peintures, l’implantation de cloisons, l’IT aussi pour que ça corresponde aux besoins », détaille Laure Angelin.
Bon à savoir : Pour minimiser ce coût de travaux, le locataire peut négocier une franchise de loyer. Le propriétaire peut, par exemple, accorder au preneur quelques mois de loyer gratuits en contrepartie de la réalisation de travaux qui vont valoriser ses locaux.
Le déménagement
Il faut prévoir l’emménagement dans les locaux et donc budgéter le déménagement. « Il faut compter entre 100 et 300 €/m2 selon la prestation demandée », souligne Laure Angelin.
Les taxes
En règle générale, le bailleur répercute la taxe foncière et la taxe sur les bureaux (qui est essentiellement due à Paris et en Île-de-France) au locataire qui doit également s’acquitter de la contribution foncière des entreprises (CFE). « La taxe foncière, un impôt qui est appelé au propriétaire, mais qui est généralement refacturé au locataire, conformément aux dispositions du Code de commerce », précise Laure Angelin.
Divers coûts
Concernant les assurances, le locataire va payer une quote-part de l’assurance du bailleur. Le bailleur, là aussi, est en droit de refacturer le coût d’assurance de son immeuble, mais le locataire doit souscrire à une assurance responsabilité civile pour l’occupation des lieux. Cette dernière doit être souscrite et transmise au bailleur avant la remise des clés au moment de la location.
Parmi les coûts à envisager, il faut prendre en compte celui des contrats de maintenance à souscrire, par exemple, celle de la climatisation, de l’ascenseur, de la sécurité anti-intrusion, etc.
Il y a aussi la petite maintenance et l’entretien courant qui, là aussi, dépendent de la taille de l’entreprise.
Enfin, le locataire doit anticiper la réévaluation du loyer chaque année, car celui-ci est indexé le plus souvent sur l’ILAT (indice des loyers des activités tertiaires) ou l’ILC (indice des loyers commerciaux). Il faut compter entre 2 et 5 % d’augmentation selon les années.
Coût de sortie
Potentiellement, il va y avoir des coûts de remise en état des locaux. En effet, le bailleur peut exiger que les locaux soient restitués dans le même état qu’au moment de la prise à bail. La remise en état est liée à la négociation du bail en amont et de l’état des bureaux au départ du locataire.
Enfin, il faut prévoir un coût de sortie si le bail se termine à la date d’échéance contractuelle, mais il peut aussi y avoir un coût de versement d’une indemnité anticipée de résiliation, si le locataire veut partir avant la fin du bail, ce qui reste soumis au bon vouloir du propriétaire.
