Quelques conseils avant de déménager son entreprise
Différentes raisons peuvent inciter une entreprise à déménager : regrouper des entités, locaux devenus trop petits ou au contraire trop grands, loyers trop chers, fin de bail, etc. Mais déménager son entreprise doit s’anticiper et demande une préparation pour pouvoir en faire une vraie opportunité d’évolution et de changement. Voici quelques conseils.
Se poser les bonnes questions
Diriger une entreprise, c’est prévoir. Il faut d’abord imaginer un déménagement pour de bonnes motivations. « Un déménagement ce n’est pas neutre en termes d’implication de l’équipe managériale et dirigeante, jusqu’à l’ensemble des collaborateurs, car il peut y avoir des impacts sociaux non négligeables », prévient Guillaume Rouzies, président de l’agence en immobilier d’entreprise Keops Toulouse. Il faut donc bien mesurer les enjeux d’un déménagement et avoir en tête ses motifs. Avant de se lancer, il est essentiel de se demander si ce changement est indispensable, quels sont les avantages pour l’entreprise et si celle-ci dispose du financement nécessaire pour mener à bien son déménagement.
La recherche de nouveaux locaux
Quand vous avez vérifié la pertinence de votre déménagement, vous allez réellement rentrer en recherche de nouveaux locaux. « Quand on parle de pertinence, il faut aussi s’assurer que l’implantation actuelle, selon si l’on est locataire ou propriétaire, nous permet de partir dans les délais imaginés, continue Guillaume Rouzies. Car il est possible de sortir d’un bail commercial, mais à des dates d’anniversaire bien précises. » Assurez-vous donc que le projet mené corresponde avec ces échéances-là. « Par exemple, dans le cadre d’un projet de construction neuve, il faut s’assurer que, à l’issue de la livraison, l’on n’est pas réengagé pour trois ans avec un bail. Ça peut être préjudiciable », illustre le président de Keops.
Concernant la recherche proprement dite, Il faut un peu de temps. Il y a beaucoup d’idées reçues avec notamment un marché de l’offre très important. Mais quand vous passez au tamis de votre recherche un cahier des charges précis, vous trouverez moins d’offres qu’imaginé. « Il faut anticiper, car on ne trouve pas forcément les locaux que l’on souhaite tout de suite. Il faut bien faire attention à cette notion de temporalité », prévient là encore Guillaume Rouzies.
Bon à savoir : Le mieux, est de vous rapprocher de conseils pour avoir une exhaustivité de ce qui est proposé sur le marché et aussi être conseillé sur les négociations, les étapes clés et notamment quant à la maîtrise de certains délais du projet.
L’aménagement des locaux
En parallèle, il faut mener de front tout ce qui concerne l’aménagement des locaux, les travaux (plus ou moins importants), contacter les concessionnaires (l’électricité, internet, etc.). « Il faut faire ces travaux de la manière la plus ergonomique possible pour que les équipes se sentent bien et qu’il y ait les résultats attendus. Il n’y a rien de pire que de faire “pschitt”. Déjà le déménagement bouleverse des habitudes, mais si en plus à l’entrée des locaux, on fait beaucoup de déçus, c’est délicat », souligne Guillaume Rouzies. Il faut donc là aussi vous faire accompagner, si possible, par des space planners, des architectes, etc. pour avoir un meilleur rendu final.
Bon à savoir : Pour impliquer davantage les équipes, l’aménagement des nouveaux locaux peut se faire en interaction avec le personnel, notamment en ce qui concerne les espaces de convivialité, de réunion.
Organiser le planning
Il faut ensuite organiser le planning : date de la signature du bail, délai des travaux pour pouvoir fixer le jour du déménagement. L’idéal est d’établir un calendrier très précis qui déterminera le rôle de chacun et l’exécution des différentes tâches. Cela vous permettra de ne rien oublier au cours des multiples étapes et de respecter les délais prévus.
« On se rend compte qu’entre les périodes d’activités, les engagements que l’on a sur les locaux existants, la durée des travaux, on peut arriver dans une espèce d’entonnoir où ce n’est pas simple de trouver la bonne période pour déménager », note Guillaume Rouzies. Le cas échéant, il est possible de passer par une renégociation du bail du site actuel, s’il faut étendre ce dernier de quelques mois. « On met souvent le focus sur l’atterrissage. C’est une équation à plusieurs niveaux, car il faut par exemple aussi penser à remettre en état les locaux actuels. Il faut aussi accepter que ses locaux soient visités par des futurs preneurs. »
Conseil : Il y a des périodes à privilégier pour le déménagement. Par exemple, évitez de déménager en décembre au moment du bilan comptable annuel.
À noter : Il ne faut pas oublier de diffuser le fait que vous allez déménager. Ça peut aller de simples correspondances par boîte postale à prévenir directement les clients, les partenaires, les fournisseurs, etc.
Le déménagement
Les spécialistes du déménagement sont de bons conseils. Ils anticipent. Le jour du déménagement est aussi à fixer en prévoyant un ajustement possible en cas de retard.
Choisir des déménageurs professionnels n’est pas évident. Pour aller vite et trouver une entreprise avec un bon rapport qualité/prix, demandez des références à des entreprises ayant récemment déménagé autour de vous et pensez à solliciter plusieurs prestataires différents. Cette mise en concurrence les forcera à s’aligner sur un tarif compétitif.
La manutention telle que déplacer quelques cartons, monter des meubles, installer des écrans, peut être directement réalisée par les salariés d’une entreprise. Cependant, à partir d’une vingtaine de collaborateurs, une entreprise se doit de faire appel à des professionnels compétents, non seulement car un tel projet risque de rebuter certains en interne, mais aussi pour des raisons de sécurité.
Conseil : Dans le cadre d’un déménagement de société, il ne faut pas faire l’économie d’un accompagnement par de bons partenaires à chaque étape. On a plus à gagner à rester concentré sur son périmètre d’activité principale où on a une meilleure valeur ajoutée et confier le reste à des personnes dont c’est le métier.
